ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ KÖZÉTKEZTETÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ SZEMÉLYES ADATKEZELÉSRŐL
Nyíregyháza Megyei Jogú Város Önkormányzata intézményi gyermekétkeztetési (közétkeztetési) feladatait , erre irányuló megállapodás alapján, a Közintézményeket Működtető Központ (a továbbiakban: KÖZIM) látja el külső étkeztetési szolgáltatók bevonásával.
A közétkeztetés megszervezésére a KÖZIM által kiadott – a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő – „Étkeztetés megszervezésének és lebonyolításának szabályzata” az irányadó. Az étkeztetés igénylésének feltételeit a „Tájékoztató az iskolai étkeztetésről” szóló dokumentum tartalmazza. Az étkeztetés igénybevételéhez, lemondásához, adatmódosításhoz szükséges nyilatkozatok elérhetők a KÖZM/Közétkeztetés/Tájékoztatók, letölthető nyomtatványok menüpontból. URL cím: https://kozim.hu/tajekoztatok-letoltheto-nyomtatvanyok/.
A KÖZIM az intézményi étkeztetést igénybe vevő személyekre (érintettekre) vonatkozó tájékoztatási kötelezettségének – az EU Általános Adatvédelmi Rendeletének 13-14. cikkeiben foglalt rendelkezéseknek megfelelő tartalommal - jelen Adatkezelési tájékoztató közzétételével tesz eleget.
Adatkezelő adatai: KÖZIM
- Cím:
- 4400 Nyíregyháza, Országzászló tér 1.
- Adószám:
- 15802255-2-15
- Intézményi azonosító:
- 802255
- Telefon:
- 06 42 512-300
- E-mail:
- kozim@kozim.hu
- Képviseli:
- Metzner Zsolt intézményvezető
- Adatvédelmi tisztviselő elérhetősége:
- dr. Krak Anita
- E-mail:
- adatvedelem@kozim.hu
A felettes, felügyeleti, törvényességi ellenőrzést gyakorló szerv: Nyíregyháza Megyei Jogú Városának Önkormányzata (4400 Nyíregyháza, Kossuth tér 1.)
Adatfeldolgozók:
- Menza program – Elektronikus Étkezés Nyilvántartó Rendszer üzemeltetője
GHS Port Informatika Kft. 4400 Nyíregyháza, Semmelwis u. 16. ; e-mail:info@ghsport.hu - Nyíregyházi Tankerületi Központ és közétkeztetésben érintett telephelyei (igénylések, lemondások, igazolások összegyűjtése,)
- Nyíregyházi Szakképzési Centrum és a közétkeztetésben érintett telephelyei (igénylések, lemondások, igazolások gyűjtése,)
- MBH Electra program - MBH Bank Nyrt. 1056 Bp, Váci utca 38., elérhetőségek: https://www.mbhbank.hu/Kapcsolat
Az adatkezelés célja és a kezelt személyes adatok köre:
A közétkeztetési feladatok megszervezése és ellátása során megvalósuló adatkezelési tevékenység részleteit a táblázat tartalmazza.
| AZ ADATKEZELÉS CÉLJA ÉS JOGALAPJA | AZ ADATKEZELÉS KÖRÜLMÉNYEINEK LEÍRÁSA A KEZELT SZEMÉLYES ADATOK KÖRÉNEK ISMERTETÉSÉVEL | ADATOK FORRÁSA |
|---|---|---|
| 1. A közétkeztetésben résztvevő étkezési igényének felmérése és nyilvántartása
Az adatkezelés jogalapja: A személyes adatok kezelésének jogalapja a közfeladat ellátását és a kezelt adatok körét meghatározó jogszabályok alapján a GPDR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja, illetve a GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) pontja. Az adatszolgáltatás az intézményi étkeztetés igényléséhez az érintettek részéről kötelező, az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése nélkül a közétkeztetésben való részvétel, a térítési díjakra vonatkozó kedvezmények, illetve az egészségügyi adatokon alapuló diétás étkezés igénybevétele nem lehetséges. Az egészségügyi adatok kezelésére a fenti jogalap mellett a GDPR 9. cikk (2) bekezdés b) pontjában megfogalmazott feltétel alapján kerül sor. Az adatkezelést megalapozó jogszabályok:
Az adattovábbítás jogalapja: Közfeladat ellátása (GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) pontja), a különleges adatok továbbításának jogalapja: GDPR 9. cikk (2) bek. b) pontja |
A tanuló, illetve a törvényes képviselő az általa kitöltött intézményi étkeztetéshez kapcsolódó formanyomtatványon adja meg az alábbi adatokat, melyek az ellátás nyilvántartásához és megszervezéséhez szükségesek. Az adatokat a KÖZIM a MENZA programban tartja nyilván: Azonosításhoz szükséges adatok:
Kapcsolattartáshoz szükséges adatok:
Nyilvántartási rendszer (MENZA program) által generált, azonosításhoz szükséges nyilvántartási szám:
Az ellátás igénybevételével kapcsolatos adatok:
Diétás ellátás igénylésével kapcsolatos adatok, melyeket a KÖZIM továbbít a diétás étkezést biztosító szolgáltató részére.
Ingyenes vagy kedvezményes térítési díjra való jogosultság megállapításához szükséges adatok
A rendelkezésre álló adatok alapján állapítja meg a KÖZIM a fizetendő térítési díjat vagy a térítésmentesen biztosított ellátást. |
|
| 2. Az igénybe vett intézményi étkezés elszámolása (igénybe vett étkezések, lemondások, térítési díj megállapítás tekintetében történő változás-bejegyzések)
Az adatkezelés jogalapja: Az adatkezelés a számlakiállítás alapját képezi, és az adatkezelőre irányadó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges (GDPR 6. cikk (1) bek. c) pontja (a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény) |
Az 1. pontban felsorolt adatokon túl az érintetthez kapcsolódóan a KÖZIM a MENZA program tartja nyilván az igénybe vett ellátás mennyiségét, egységárát (nettó és bruttó), fizetendő térítési díjat, fizetési módot. Tartalmazza továbbá: számla keltét, fizetési határidőt, bizonylat számát, számla készítőjének nevét, nyilvántartás szerinti folyószámla-egyenleget. Az étkezési igényt hiányzás esetén a tanuló vagy a gondviselő jelenti be az oktatási intézményben, a kijelölt kapcsolattartónál, aki az oktatási intézmény megjelölésével a tanuló nevét, osztályát, a hiányzás időtartamát jelzi a KÖZIM felé. Az igénybe vett ellátás és a tanuló részére megállapított térítési díj az alapja az intézményi étkezés elszámolásának. |
|
3. Számla kiállítása az igénybe vett intézményi étkezésről – számlaadási kötelezettség teljesítése |
A tanuló neve, címe, osztálya, szolgáltató intézmény adatai alapján történik a számla kiállítása a MENZA programban. |
Menza program |
| 4. Számla kiküldése
Az adatkezelés jogalapja: az adatkezelés az intézmény közfeladatának ellátásához szükséges (GPDR 6. cikk (1) bek. e) pontja |
Banki átutalás, csoportos beszedési megbízás esetén: gondviselő által e célból megadott e-mail címére történik a számla kiküldése a MENZA programból az etkezes@kozim.hu e-mail címről. Készpénzátutalási megbízás fizetési mód esetén a számla a tanulónak, készpénzes fizetési mód esetén: személyesen a befizetőnek kerül átadásra. |
Szülői/gondviselői nyilatkozatok |
| 5. Befizetések nyilvántartása
Az adatkezelés jogalapja: ld. 4 pont |
A befizetések könyvelése és nyilvántartása érdekében a KÖZIM az intézményi étkezést igénybe vevővel összefüggésben kezeli a befizető/számlatulajdonos nevét, bankszámlaszámát (banki átutalásos és csoportos beszedési megbízás esetén), a tanuló közétkeztetési azonosítóját. Készpénzátutalási megbízás esetén: A tanuló nevét, címét A banki adatfeldolgozás az MBH Electra rendszerében valósul meg. |
MENZA program, MBH Electra/MBH banki kimutatások adatai |
6. Túlfizetések kezelése Az adatkezelés jogalapja: ld. 4 pont Az adattovábbítások jogalapja: Közfeladat ellátása (GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) pontja) |
|
|
7. Térítési díj hátralékok kezelése, tartozások behajtása Az adatkezelés jogalapja: ld. 4 pont Az adattovábbítások jogalapja: A hátralékok kezelése és behajtása, valamint a fenntartó tájékoztatása az intézmény közfeladata. Az intézmény a hátralékok behajtásával kapcsolatos intézkedések megtételére az intézményt képviselő ügyvédet hatalmazza meg (GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) pontja. A hatósági, bírósági eljárások esetén az adattovábbítás jogi kötelezettség teljesítésén alapul (GDPR (6. cikk (1) bek. c) pontja. Egyéb esetben adattovábbításra az érintett előzetes tájékoztatáson alapuló hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja) alapján, valamint jogszabályban foglalt esetekben van lehetőség (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja). |
|
|
8. Kapcsolattartás Az adatkezelés jogalapja: ld. 4 pont |
Az intézményi étkeztetéssel kapcsolatosan felmerülő ügyintézés, az érintett részéről felmerülő igények, hiányzások bejelentése, lemondások, hiánypótlások, reklamációk és panaszok közlése az érintett által megadott elérhetőségeken történik. A kommunikáció postai úton, telefonon, illetve e-mailben valósul meg. |
|
9. Reklamáció/panaszkezelés a szolgáltatás minőségével, illetve az elszámolásokkal kapcsolatosan Az adatkezelés jogalapja: ld. 4 pont az adattovábbítás jogalapja: az érintett hozzájárulása |
Az étkezéssel kapcsolatos panaszok kezelése során a KÖZIM az érintett által szóban vagy írásban megtett panaszban megadott személyes adatokat kezeli. A KÖZIM a panaszok kezelése során a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló 1997. évi XXXI. törvény 36. § (1)-(2) bekezdése és a panaszokról és közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény 1.§-3.§ rendelkezéseinek megfelelően jár el. A KÖZIM által bármely kommunikációs csatornán fogadott panaszokban, illetve a közérdekű bejelentésekben a panasztevő által megadott adatokat a KÖZIM papír alapú és elektronikus nyilvántartási rendszerben kezeli, melyet szükség esetén, a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően - a panaszos hozzájárulása esetén – továbbít a panasszal érintett szolgáltató. Az érintett személyes adatai csak a panasz vagy a közérdekű bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatók át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a panaszos vagy a közérdekű bejelentő egyértelműen, előzetesen hozzájárult. A panaszos és a közérdekű bejelentő személyes adatai egyértelmű hozzájárulása nélkül nem hozhatók nyilvánosságra. |
|
Az adatmegőrzés ideje: A közétkeztetéshez kapcsolódó adatokat a KÖZIM papír alapú és elektronikus nyilvántartási rendszerekben kezeli az étkeztetési jogviszony megszűnésétől számított 10 évig. A jogi igények érvényesítéséhez kapcsolódó iratokat a jogi igény elévülésétől számított 5 évig kezeli. A reklamációkat és panaszokat a KÖZIM az ügy lezárását követő 5 évig tartja nyilván.
Az Adatok címzettjei:
- Szolgáltatónak továbbításra kerülnek:
- Naptárak, kiránduló osztályok listája.
- Diétás étkezést igénylők nyilvántartásához e-mailen továbbításra kerül: Tartós beteg szakorvosi igazolás; Hungast igénylőlap és az Ambuláns lap, étkezés fajtája.
- Napi (diétás étkezők név és diéta szerint felsorolva) és időszaki étkezési létszámadatok.
- Szolgáltatót érintő reklamáció, panasz során az érintett által megadott személyes adatok.
Szolgáltatók:
- CIVIS HUNGAST Kft. (Gárdonyi, Göllesz, Kazinczy, Kertvárosi, Bánki, Széchenyi-Árok u., Széchenyi-Városmajor u., Wesselényi, Zay, Bárczi, Zrínyi Sz., Zrínyi Tv., Sipkay, Inczédy, Krúdy, Kölcsey, Vasvári, Ridens).
- ELAMEN Zrt. (Arany, Herman, Kodály, Móricz, Petőfi, Szabó, Szőlőskerti, Váci, Vécsey, Zelk, Művészeti, Apáczai, Bem, Móra).
- Adattovábbítás alapja a KÖZIM, illetve a Szolgáltató között létrejött megállapodás.
- A Tankerületi Központ és a Centrum részére továbbításra kerülnek:
- Étkezési törzsadat-lista
- Napi (diétás étkezők név és diéta szerint felsorolva) és időszaki létszámadatok
- Lejáró támogatások listája
- Hátralékkezelés esetén ügyvéd, végrehajtás ügyvédi kezdeményezése esetén ügyvéd által közjegyző részére továbbításra kerülnek:
- Tanuló neve, osztálya, azonosító száma (menza programban), születési helye, ideje, anyja születési neve.
- Tanuló gondviselőjének neve, címe, anyja neve, születési helyei, ideje
- Tanuló pénzügyi adatai, hátraléka (hátralék keletkezésének dátuma, utolsó követelés lejáratának dátuma, az első lejárt követelés és az utolsó lejárt követelés középideje).
- KÖZIM részéről tett korábbi intézkedés (fizetési felszólítás küldésének ideje, küldemény azonosító, egyéb intézkedések).
ADATBIZTONSÁG
A KÖZIM adatkezelési tevékenysége során
- gondoskodik a rá vonatkozó adat- és titokvédelmi kötelezettségek betartásáról,
- az adatokat megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védi a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen,
- egy esetleges adatvédelmi incidens bekövetkezése esetére megfelelő incidenskezelési tervvel rendelkezik.
AZ ÉRINTETTEK SZEMÉLYES ADATVÉDELEMMEL KAPCSOLATOS JOGAI
A KÖZIM a GDPR 12-21. cikkeiben foglalt rendelkezéseknek megfelelően biztosítja az adatkezelésben érintettek részére az adatkezeléssel kapcsolatos jogaik érvényesítését.
Az érintettek a 4400 Nyíregyháza, Országzászló tér 1. postacímre, vagy az adatvedelem@kozim.hu email címre küldött kérelemben fordulhatnak a KÖZIM-hez vagy személyesen.
A beérkezett megkeresésekre az adatkezelő a lehető legrövidebb időn belül, de legkésőbb 30 napon belül írásban, díjmentesen válaszol.
Az adatkezelés illetve az adatszolgáltatás megkezdése előtt a KÖZIM az Adatvédelmi tájékoztató megismerhetőségével (nyilvános közzétételével) biztosítja, hogy valamennyi érintett ingyenesen tájékoztatást kapjon az adatkezeléssel összefüggő tényekről.
Az érintett jogosult tájékoztatást kapni arról, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz hozzáférést, valamint tájékoztatást kapjon az adatkezeléssel kapcsolatos körülményekről.
Az érintett jogosult arra, hogy kérésére a pontatlan személyes adatokat az adatkezelő pontosítsa, valamint, hogy kérje a hiányos személyes adatok kiegészítését.
Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a személyes adatait, ha jogszabályban foglalt feltételek valamelyike fennáll.
A KÖZIM azonban az érintett adatát nem törölheti, ha az adatkezelést törvény rendelte el.
Meghatározott esetekben, az érintett kérésére a személyes adatok felhasználását az adatkezelő köteles korlátozni. Ilyenkor az adatokat csupán a jogszabályok által meghatározott, korlátozott célokra lehet felhasználni.
Amennyiben az mások jogait és szabadságait nem sérti, az érintett jogosult arra, hogy személyes adatait tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, illetve hogy ezeket az adatokat az adatkezelő közvetlenül továbbítsa egy másik adatkezelő részére, ha
- az adatkezelés hozzájáruláson alapul, vagy olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, és
- az adatkezelés automatizált módon történik, azaz a személyes adatok kezelésére informatikai rendszerben és nem papír alapon kerül sor.
Amennyiben az érintett nem ért egyet az adatkezelő által a megkeresésére adott válaszával, vagy panaszt kíván tenni, joga van a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH), mint felügyeleti hatósághoz, illetőleg bírósághoz fordulni, illetve meghatározott feltételek fennállása esetén kártérítési illetve sérelemdíj iránti igényt terjeszthet elő.
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
Telefon: +36 1 391 1400
Fax: +36 1 391 1410
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Webhely: www.naih.hu/
A KÖZIM fenntartja magának a jogot az adatkezelési tájékoztató tartalmának egyoldalú módosítására. Változás esetén a mindenkor hatályos adatkezelési tájékoztató megismerhető a www.kozim.hu oldalon, azonban a változások nem érintik a korábbi adatkezelés jogszerűségét.